Ultimamente si sente sempre più spesso parlare di “Smart working” detto anche “Lavoro agile” , una modalità di lavoro radicalmente diversa da quella che ha caratterizzato per lungo tempo la nostra società.
Nei mesi di Febbraio e Marzo 2020, da quando purtroppo l’emergenza epidemiologica legata al COVID-19 (corona virus) ha costretto il nostro paese a forti misure di contenimento per evitare la diffusione del virus, diverse imprese hanno adottato lo smart working per garantire ai lavoratori di continuare a svolgere le proprie mansioni in sicurezza. Ma in cosa consiste lo smart working? Chi può applicarlo? Per quanto riguarda la mia esperienza personale, pur avendo un’azienda liquida, ho sempre investito nel territorio e oggi, in prima persona, ho predisposto smart working per tutti i collaboratori, tutelando quanto più possibile la salute oltre al loro prezioso operato.
Definizione ufficiale di “Smart working”
Il modello “Smart” è diventato praticamente una misura obbligatoria nel periodo che stiamo vivendo a causa dell’epidemia ed è regolato da un quadro normativo di riferimento. Infatti, come riporta il Ministero del lavoro e delle politiche sociali, nel decreto emanato il 1 marzo 2020 dal Presidente del Consiglio dei ministri in merito alle modalità di accesso allo smart working poi confermate dal Decreto dell’ 4 marzo 2020 e dal DPCM – Decreto del presidente del consiglio dei ministri dell’11 marzo 2020, si legge:
“Si raccomanda venga attuato il massimo utilizzo, da parte delle imprese, di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza.”
Nel decreto compare la definizione ufficiale di smart working fornita dallo stesso Ministero del lavoro:
“Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.”
La legge n.81/2017
La stessa definizione di lavoro agile è contenuta nella legge n. 81/2017, tuttavia le dichiarazioni ufficiali da cui era imprescindibile partire, spesso, non sono sufficienti o possono dare adito ad incomprensioni riguardo questa modalità di lavoro differente rispetto a quella tradizionale e preponderante nel nostro paese. Ecco perché ho deciso di dedicare allo smart working un intero articolo, per chiarire in cosa consista davvero tale modalità che alcuni guardano con sospetto e che altri, invece, applicano già da tempo con esiti positivi.
Vedremo insieme esempi, casi di successo e cercheremo di evidenziare i fattori o meglio, le leve sulle quali puntare per implementare lo smart working in modo non solo corretto, ma anche produttivo ed efficiente. Non importa che tu sia un imprenditore, un dipendente, uno studente-lavoratore, continuando a leggere scoprirai che lo smart working, quello vero basato su precise leve, garantisce vantaggi non solo al singolo, ma anche alla collettività. Vuoi scoprire come? Iniziamo!
Il significato di “Smart working” o “Lavoro agile”
Comprendere il significato autentico del termine “Smart working” e di ciò che rappresenta non è immediato: oggi si cade in semplificazioni banali come etichettare il lavoro smart, detto anche “lavoro agile” , come lavoro che si svolge da casa, lavoro da remoto o telelavoro. Tuttavia, sebbene lo smart working condivida dei tratti con le modalità lavorative sopra descritte, queste ultime rappresentano solo in minima parte un sistema ben più complesso e organizzato che, per funzionare in maniera proficua, necessita di essere compreso in tutta la sua interezza.
Secondo l’ Osservatorio Smart Working che studia l’evoluzione del modo di lavorare delle persone, con il termine “lavoro smart” si intende:
“Una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.
Il MIUR, Ministero dell’Istruzione, Università e Ricerca riporta:
“La definizione di smart working, contenuta nella legge n. 81/2017, pone l’accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale e sull’utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto”.
Raccolte e analizzate attentamente le definizioni ufficiali sullo smart working fornite dagli organi competenti, occorre visionare i dati pervenuti per avere un quadro d’insieme del modello proposto.
I dati dello smart working
Secondo quanto riportato dall’ Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano e ripreso poi da “Digital4” , il 58% delle grandi imprese ha introdotto iniziative concrete di smart working. In aumento l’utilizzo del lavoro agile anche da parte delle PMI – piccole medie imprese con progetti strutturati che sono passati dall’ 8% al 12% , stando ai dati raccolti relativi all’ ultimo anno. E per quanto riguarda la pubblica amministrazione? Risulta un incremento anche in questo settore: dal 5% dei progetti strutturati registrati nel 2017 all’ 8% del 2018 fino al recente raggiungimento del 16%. Continuando ad esaminare i numeri, compare un dato da non sottovalutare che potrebbe spaventare i sostenitori del lavoro agile: purtroppo si è registrato un aumento delle imprese che hanno mostrato disinteresse verso lo smart working e il suo utilizzo con una percentuale che va dal 38% al 51%. A cosa è dovuta una noncuranza simile? Forse ad una scarsa conoscenza dei molteplici vantaggi derivanti da una sua corretta applicazione? Non è questa la sede appropriata per rispondere, ma sicuramente partirò dall’ ultimo dato citato per esplorare meglio vantaggi e usi profittevoli del lavoro agile.

Un modello organizzativo rivoluzionario
Concetti come autonomia, responsabilizzazione, ripensamento degli spazi condivisi e delle tecnologie utilizzate sono solo alcune delle parole chiave caratterizzanti il lavoro smart e, già da questo, si può immaginare quanto il modello proposto sia innovativo rispetto al modus operandi prevalente in Italia. Da ciò si evince che lo smart working rappresenta non solo un modello diverso da quello a cui siamo abituati a livello lavorativo, ma soprattutto a livello culturale. Ecco perché, affinché un progetto di lavoro agile possa davvero essere applicato e funzionare correttamente, è necessario agire su più leve, considerando attentamente:
- Obiettivi
- Priorità
- Tecnologie da implementare
- Leadership e rapporto tra manager e dipendente
- Revisione layout fisico e degli spazi di lavoro
Come sostiene Emanuele Madini, Associate Partner di P4I-Partner4Innovation:
«lo Smart Working è un modello organizzativo che interviene nel rapporto tra individuo e azienda. Propone autonomia nelle modalità di lavoro a fronte del raggiungimento dei risultati e presuppone il ripensamento “intelligente” delle modalità con cui si svolgono le attività lavorative anche all’ interno degli spazi aziendali […]».
Nel piano presentato da P4I vengono evidenziate alcune delle leve di progettazione più importanti sui cui puntare per la realizzazione di progetti e iniziative incentrate sul modello di lavoro agile. Le leve si suddividono in: policy organizzative, tecnologie digitali, ripensamento del layout fisico, degli spazi di lavoro, dei comportamenti, degli stili manageriali e di leadership.
Policy organizzative
Si tratta di regole e linee guida riguardo la flessibilità di orario, luogo di lavoro e di organizzare quest’ultimo mediante la propria strumentazione personalizzata.
Tecnologie digitali
I tempi sono maturi per introdurre strumenti digitali capaci di ampliare e modificare lo spazio virtuale in cui si lavora. Questo diventa il punto di partenza per sperimentare nuovi modi di svolgere i task assegnati, migliorare la comunicazione, anche a distanza, le relazioni tra colleghi e la collaborazione reciproca tra i membri del team. Alcuni esempi di tecnologie digitali da implementare potrebbero essere programmi per la condivisione dei documenti come “Slack” , “Dropbox”, “Google Drive”, oppure per le video-chiamate a distanza come “Skype”, “Face-Time” . Ormai pc, tablet e smartphone sono parte integrante della realtà nella quale le persone sono immerse, la curiosità e l’ interesse verso tali dispositivi cresce e di conseguenza, quelli che prima costituivano strumenti banditi dall’ orario di lavoro, oggi sono validi alleati per la produttività e il raggiungimento degli obiettivi.
Layout fisico degli spazi di lavoro
Lo smart working si può svolgere dalla propria abitazione, ma non solo, aziende come Google oppure LinkedIn forniscono un esempio concreto di come il layout fisico e lo spazio di lavoro possa influenzare positivamente sia l’efficienza sia il benessere dei soggetti coinvolti, aumentandone la produttività. In questo senso quindi layout fisici e spazi di lavoro necessitano di essere ripensati e progettati in un’ ottica che ponga in primo piano il lavoratore e le sue esigenze.
Comportamenti, stili manageriali e di leadership
Si tratta di un insieme di pratiche gestionali che riguarda l’approccio da parte dei datori di lavoro verso i dipendenti. Il rapporto tra le parti coinvolte dovrebbe evolversi dal solo controllo sul dipendente alla fiducia verso quest’ultimo, promuovendo la sua responsabilizzazione e un modo di vivere e “sentire” il lavoro radicalmente diverso, soprattutto a livello culturale. Non solo come un obbligo imposto, come mezzo per un fine, ma come una realtà in cui il contributo del lavoratore è apprezzato e valorizzato al massimo.
L’ importanza delle leve di progettazione
È evidente, quindi, soprattutto prendendo in esame le diverse leve sulle quali occorre intervenire affinché il lavoro agile possa restituire risultati positivi, che questo modello innovativo proposto è più complesso sia di un semplice telelavoro sia della modalità tipica di alcuni marketer e free-lance che operano da remoto. La complessità non deve spaventare, ma occorre dedicare la giusta attenzione per attuare con profitto il modello.
Lo smart working e la sua applicazione ridefiniscono il rapporto tra individuo e azienda in maniera innovativa introducendo cambiamenti importanti che, se in primo momento possono disorientare o addirittura spaventare, valgono comunque lo sforzo di adattamento per i numerosi vantaggi ai quali danno adito. Quali sono? Chi coinvolgono? Perché lo smart working rappresenta un beneficio per tutto l’ecosistema lavorativo?
Perché è fondamentale adottare lo smart working?
Da quando il COVID-19 ha iniziato a diffondersi nel nostro paese, sono numerose le realtà che hanno adottato lo smart working come soluzione per ridurre le possibilità di contagio. Ovviamente il lavoro agile non può, da solo, bloccare l’epidemia, tuttavia rappresenta sicuramente uno strumento valido per rallentarla e quindi è necessario applicarlo dove possibile. È innegabile comunque che, oltre a costituire una misura per limitare quanto più possibile il contagio, il lavoro smart presenti altri aspetti vantaggiosi per imprenditori, dipendenti e, in generale, per la collettività e l’ambiente.
Aumento della produttività
Qual è l’ ambizione maggiore di un datore di lavoro? Avere dipendenti efficienti, produttivi ed entusiasti delle proprie mansioni da svolgere. Secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working, un modello maturo di lavoro agile, quindi con implementate le giuste leve, produrrebbe un incremento della produttività di un lavoratore del 15% circa. Come riportato anche da “Digital4”, se si tiene presente che nel paese i lavoratori che potrebbero fare smart working sono intorno ai 5 milioni e che gli smart worker oggi si aggirano intorno ai 305 mila, la produttività si tradurrebbe in un risultato pari a 13,7 miliardi di euro, considerando che il 70% dei potenziali lavoratori possano adottare il modello di lavoro agile.
Coinvolgimento e migliore work-life balance
Cosa desidera un lavoratore? Tra le aspirazioni più gettonate c’è sicuramente quella di avere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Anche in questo caso i dati dell’Osservatorio Smart Working 2019 forniscono una conferma importante: in Italia, tra gli smart worker , circa il 76% dei lavoratori è soddisfatto del proprio lavoro i cui benefici si riflettono sul miglioramento dell’equilibrio tra vita lavorativa e privata (46%) e sull’ aumento del coinvolgimento e della motivazione tra i dipendenti (35%). Non male come risultati, vero?
Vantaggi per l’ambiente e la collettività
Tuttavia, gli aspetti vantaggiosi del lavoro cosiddetto smart riguardano non solo imprenditori e dipendenti, ma in generale la collettività, le stime parlano chiaro: assicurando anche una sola giornata di smart working ai lavoratori si garantirebbe un risparmio di circa 40 ore di spostamenti all’anno, ciò avrebbe un impatto notevole sull’ ambiente. Se si considera che le persone percorrono una media di 40 km per andare al lavoro, potrebbe determinarsi una riduzione di emissioni intorno ai 135 kg di CO2! Questo singolo risultato, da solo, senza considerare gli altri, varrebbe di per sé l’applicazione del lavoro agile.
Affiliati e smart working
Qual è il collegamento tra lo smart working e il mondo delle affiliazioni? Be’, se sei già un affiliato o ti appresti a diventarlo, saprai che è possibile fare affiliate marketing da casa tua oppure in un ufficio condiviso: infatti avrai bisogno solo di un pc e di una connessione internet. Rispettando le regole e puntando sulle leve che ti ho spiegato in questo articolo chiaramente sarai i grado di applicare i principi dello smart working e di trarne benefici. Non si tratta semplicemente di lavorare da remoto, ma di seguire degli accorgimenti precisi che ti permettano di ottimizzare tempi e risorse. Come racconto anche nel mio libro: “Affiliate Marketing – Tutta la verità sull’ advertising che funziona” , i vantaggi di lavorare da casa sono molteplici:
- Non ci sono orari;
- Nessuno o meno stress per raggiungere il posto di lavoro;
- Migliore work-life balance;
Tuttavia, non bisogna sottovalutare gli svantaggi:
- Non esistono davvero orari, può capitare di lavorare per 18 ore al giorno, consecutivamente!
- Esiste il rischio di trascurare le relazioni sociali;
- Occorre sapere resistere alle numerosissime distrazioni come preparare il pranzo, stendere il bucato, rispondere a tuo figlio che ti chiama urlando e potrei continuare ancora, ma mi fermo qui;
Quindi ti chiedo: sai ottimizzare il tuo tempo? Se la risposta è no, ho preparato per te 9 consigli efficaci per incrementare la tua produttività praticando lo smart working.
Applica i 9 consigli efficaci per smart workers
- Programma giornata e obiettivi
- Dedica un angolo della tua casa alla postazione lavorativa
- Attento all’ isolamento
- Fai sport
- Mangia bene
- Pause
- Aiuta la tua vista
- Formati
- Tieni nota della tua giornata
Programma giornata e obiettivi
Programma la tua giornata, i tuoi obiettivi in ottica S.M.A.R.T. – Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time bound (ne ho parlato nell’ articolo dedicato al funnel marketing) e attieniti a quanto deciso. Nei primi tempi non sarà facile e immediato, il segreto, se così possiamo chiamarlo, è non importi traguardi irraggiungibili, altrimenti rischi di procrastinare senza concludere neanche il minore dei task;
Dedica un angolo della tua casa alla postazione lavorativa
Dedica un angolo della tua casa alla postazione lavorativa, possibilmente lontano dalle distrazioni come la televisione. Sarebbe utile allontanare i dispositivi che normalmente utilizzi per scopi personali e mantenere, oltre al pc, uno smarthphone o un tablet dedicati esclusivamente al lavoro con le app settate per monitorare le statistiche delle campagne pubblicitarie e non il feed di Facebook o Instagram;
Attento all’ isolamento
Attento all’ isolamento: se lavori da casa, come ho già scritto, il rischio di trascurare i rapporti sociali è alto. Collabori con un team? Allora mantieni i contatti con i tuoi colleghi mediante app di messaggistica e video-chiamate per confrontarvi e condividere documenti su Skype, Face-Time, Whatsapp, Telegram, ma anche Slack, Dropbox e Google Drive. Nonostante la distanza la parola d’ordine è: condivisione.
Fai sport
Fai sport: la sedentarietà (ed i conseguenti dolori fisici) sono dietro l’angolo, non importa la tua età, programma uno spazio durante il giorno da dedicare all’ attività fisica, i benefici si rifletteranno automaticamente anche sul tuo lavoro.
Mangia bene
Mangiare bene: un’alimentazione sana aiuta a lavorare meglio e servirà anche per fare dei piccoli break durante la giornata. Dopo molti anni di Smart Working consiglio di fare un’abbondante colazione (possibilmente proteica) aiuta a concentrarsi meglio ed essere più energici, una pausa con un frutto, un primo con abbondante verdura a pranzo, merenda con un frutto e cena con un secondo + contorno. Naturalmente rispettando tutti i regimi alimentari personali ma in linea di massima, per chi pratica lo smart working la prima parte della giornata è la più importante e conviene iniziarla al maglio.
Fai delle pause
Fare una pausa: “quanto più si è produttivi, quanto più bisogna staccare!” non ricordo bene chi ha detto questo ma ho testato personalmente e funziona. Immagina una sinusoide dove i picchi positivi sono i momenti di piena produttività mentre quelli negativi sono di riposo. Lo smart working non aiuta in questo processo perché potrebbero esserci tante distrazioni, ma se riesci a gestire bene il tuo tempo potrai fare delle pause staccando completamente (anche facendo un piccolo sonnellino pomeridiano) e riprendere con dei picchi positivi. Suggerisco di distogliere lo sguardo dal PC quando fai delle pause.
Aiuta la tua vista
Bisogna prendersi cura dei propri occhi: come dicevamo, il rischio dello smart working è quello di perdere la cognizione del tempo e si rischia di tenere i nostri occhi incollati per diverse ora davanti il monitor. Per legge, bisognerebbe fare una pausa di 15 minuti ogni 2 ore, il mio consiglio è di fare delle pause più frequenti e di osservare fuori dalla finestra in lontananza. È sbagliatissimo avere la postazione davanti un muro, purtroppo gli occhi ne risentiranno perché quando distogli lo sguardo dal pc non puoi guardare in profondità. Prenditi cura dei tuoi occhi perché sono fondamentali per il tuo lavoro.
Formazione
Fai formazione: la tua formazione dovrà essere costante, non importa se leggi un libro, segui dei webinar o delle “live”, se osservi dei competitors e fai testing con degli spunti interessanti. L’importante è che ti formi costantemente. Il rischio dello smart working è l’isolamento! Se non hai team o dei collaboratori rischi di rimanere “chiuso” nel tuo mondo. La formazione ti aiuterà ad ampliare il tuo sguardo su tutto quello che sta accadendo attorno a te.
Do per scontato che il livello formativo che seguirai sarà alto!
Tieni nota della tua giornata
Tieni nota della tua giornata: com’è andata? Hai raggiunto gli obiettivi prefissati? Cosa è andato storto o ti ha impedito di completare i task? Il modo migliore per aumentare la produttività è essere consapevole di come utilizzi il tempo che hai a disposizione.
Bene, ora che hai un quadro completo dello smart working, del suo significato e di come metterlo in pratica in maniera efficace, non mi resta che augurarti buon lavoro, ovviamente smart!